La pandemia nos obligó a cambiar muchos (… a veces pareciera que todos!!) aspectos de la vida personal y profesional y adelantó el proceso de Transformación Digital entre 5 y 10 años. El teletrabajo desde el hogar fue uno de esos hechos del que muy pocos escaparon.
Especial de Laszlo Beke
En este año y medio se ha pensado y especulado mucho sobre como sería la vuelta al trabajo. Hay quienes quieren quedarse en casa, otros que están desesperados por regresar a una oficina y finalmente muchos que se han resignado o están atraídos a la idea que el mundo del trabajo será híbrido. Tomará bastante tiempo hasta que las experiencias definan cuáles serán los nuevos estándares bajo los cuales se trabajará en ambientes híbridos.
Dentro de este mundo híbrido se incluye la determinación de cuanto y cuando trabajarán las personas desde su casa y en la oficina. Estas serán decisiones en las cuales habrá que considerar las características de los roles, las condiciones de las personas en sus hogares y también el espacio compartido disponible en las nuevas oficinas. Una situación particular y algo compleja a determinar será como se manejarán las reuniones dentro de este ambiente híbrido. Aun cuando la mayoría indica una tendencia al trabajo híbrido, el panorama no es tan claro en lo que respecta específicamente a las reuniones. El 61% de las personas se inclina por el modo virtual. Para reuniones más pequeñas de equipos, la mitad prefiere reuniones presenciales. Reuniones cruciales, asociadas a nuevos clientes, seguramente tenderán a ser en persona. En situaciones menos críticas, el cálculo es más complicado. Será un reto determinar la modalidad a usar en cada caso. Pero sin duda, el mundo virtual llegó para quedar. Aparte de decidir el formato de reuniones, también está la preocupación por la integración de las personas físicamente ausentes. Veremos cual será la tendencia para las reuniones.
Efectos de la pandemia
Con los empleados atrapados en sus hogares, las reuniones corporativas – con subordinados, compañeros de trabajo, clientes e inversionistas – pasaron a ser virtuales. Cualquier situación que involucraba amontonar a personas en espacios, desde reuniones de revisiones de resultados hasta juergas con accionistas, roadshows y ofertas públicas iniciales fueron mudadas al cíberespacio.
Al volcarse el mundo hacia las reuniones en el ciberespacio, se descubrió que era posible hacerlo y que además se podía realizar un mayor número de ellas en un día. Los resultados fueron impresionantes. El tiempo agregado que las personas han usado la plataforma de videoconferencia de Microsoft Teams partiendo de 45 minutos diarios se triplicó. Zoom pasó de ser un emprendedor modestamente exitoso a convertirse en un verbo en inglés.
Reuniones – la reapertura de oficinas
Las reuniones son una parte integral del trabajo moderno, y aun cuando es cierto que hay empresas que quieren mantener la experiencia presencial en forma exclusiva, es un hecho que las reuniones virtuales no desaparecerán. Ahora que muchas empresas comienzan a reabrir y a reconfigurar sus arreglos de trabajo hacia algo híbrido, también están repensando su enfoque para las reuniones. Los líderes necesitan decidir cuales componentes de la experiencia remota, si es que se decide tomar alguna, desean mantener. Las encuestas indican que 2/3 partes de los entrevistados preferirían una mezcla de virtual y presencial.
La realidad es que las reuniones virtuales permiten la asistencia de un mayor número de personas, incluyendo la presencia de participantes en ubicaciones lejanas. También son flexibles, se pueden realizar en horarios que normalmente correspondían al traslado para los empleados. Las videoconferencias cumplen múltiples objetivos. En encuestas realizadas el 87% en empresas involucradas en transacciones de fusiones y adquisiciones pudieron cerrar sus negociaciones en un ambiente exclusivamente virtual y más de la mitad preferirían mantener esto. Pero también tienen sus desventajas, pueden producir la fatiga de Zoom y la tendencia indica que terminan durando más tiempo, en Microsoft Teams la reunión promedio se extendió un 30% adicional en comparación con el año anterior a la pandemia.
Reuniones híbridas – retos
La reuniones híbridas, con personas en forma presencial y otros remotos, presentan retos particulares. Muchas organizaciones no disponen de la tecnología audiovisual apropiada, ya que antes de la pandemia las inversiones en salas de conferencia no eran prioritarias. La mala iluminación y los micrófonos mal colocados son comunes. Esas limitaciones se pueden superar con inversiones en mejor tecnología y diseños de espacio de oficina más ingeniosos. Se está experimentando con pantallas más grandes y de mayor calidad, cámaras que realizan el seguimiento de la voz y herramientas que limitan el ruido de fondo. El software que graba o transcribe lo discutido se está convirtiendo en estándar, disminuyendo la presión para que todos los empleados necesiten asistir a cada sesión. Empresas como Facebook quieren expandir la experiencia con el metaverso como realidad aumentada.
Se hace referencia a The future of meetings y Hybrid work: the next great experiment. También aparece en mi Portal https://bit.ly/3mwrhdy. La imagen es cortesía de flickr.